La data de 20 noiembrie curent, Proiectul EU/CoE „Combaterea corupției prin aplicarea legii și prevenire (CLEP)”, în parteneriat cu Serviciul Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor din Republica Moldova au organizat instruiri privind identificarea beneficiarului efectiv.
Instruirea în cauză a fost organizată cu scopul de a familiariza notarii cu procedurile adecvate de identificare, documentare, verificare, analiză și actualizare a informațiilor privind beneficiarii efectivi și structura de proprietate și control a solicitanților actelor notariale.
Una din sarcinile de bază aplicate în procesul de cunoaștere a solicitantului actului notarial este identificarea și verificarea beneficiarilor efectivi ai persoanelor juridice și cota deținută de aceștia în capitalul social. Cunoașterea beneficiarului efectiv este esențială pentru a lua decizia potrivită referitor la nivelul riscului de spălare a banilor și finanțare a terorismului asociat clientului. Unele persoane juridice ascund în mod intenționat identitatea adevăraților proprietari/beneficiari efectivi și a persoanelor care controlează activitatea persoanei juridice. Uneori, identificarea și verificarea beneficiarilor efectivi ai solicitanților poate fi dificil de realizat din cauza unei structuri de proprietate complexe dar legitime, cum ar fi, existența mai multor companii ierarhic fondatoare unde sunt mai mulți fondatori și asociați persoane fizice. Cu toate acestea, notarii trebuie să fie vigilenți asupra posibilităților utilizate pentru acoperirea sau mascarea beneficiarilor efectivi.
În cazul în care solicitantul actului notarial este o persoană juridică sau dacă solicitantul acționează în interesul altei persoane, în acest caz notarul trebuie să stabilească cine este beneficiarul efectiv, după care să identifice și să verifice această persoană.
FATF (The Financial Action Task Force) definește beneficiarul efectiv drept o persoana fizică (persoane fizice) care deține sau controlează în ultima instanță un client și/sau persoana fizică în numele căreia are loc o tranzacție. Această definiție include acele persoane care exercită controlul real de ultimă instanță asupra unei persoane juridice or aranjament juridic (trust).
Pentru identificarea beneficiarului efectiv este necesar de constatat:
1. persoana care deține mai mult de 25 % din persoana juridică –
Este important ca notarul să înțeleagă structura de proprietate a solicitantului actului notarial. Trebuie luată în considerare posibilitatea că proprietatea poate fi divizată în cote de 25 % sau mai mici. Totuși, relațiile dintre părți pot duce la proprietate individuală sau agregată, care are cota mai mare de 25 %.
2. persoana care deține controlul real asupra persoanei juridice –
În cazul unei categorii de solicitanți ai actelor notariale, identificarea beneficiarului efectiv va oferi posibilitatea notarului să determine cine deține proprietatea asupra acestuia și, prin urmare, cine este beneficiarul efectiv. În cazul altei categorii de solicitanți ai actelor notariale însă, aceasta nu va fi posibil. Spre exemplu, în cazul în care proprietatea solicitantului persoană juridică este împărțită între un număr mare de persoane, fiecare dintre ei deținând o cotă mai mică de 25%. Acest exemplu poate fi bine ilustrat în cazul unei cooperative de producție, cooperative de întreprinzător sau o societate în nume colectiv, care are un număr mare de membri, și este puțin probabil să existe o persoană cu o cotă mai mare de 25%.
În astfel de cazuri, notarii, oricum urmează să identifice beneficiarul efectiv utilizând, în acest sens, tehnica determinării deținerii controlului efectiv asupra solicitantului. Controlul efectiv asupra unui solicitant este parte componentă a noțiunii de beneficiar efectiv. Spre exemplu, poate fi persoana care poartă responsabilitatea pentru deciziile managementului persoanei juridice sau, în mod similar, a solicitantului. Înțelegerea structurii de organizare și activitate a solicitantului va permite notarului stabilirea acelor persoane care dețin controlul efectiv asupra solicitantului.
Pentru a decide referitor la persoanele care controlează efectiv clientul persoană juridică, notarii urmează să ia în considerare, dar fără a se limita la:
a) persoanele care dețin mai mult de 25 % acțiuni sau din drepturile de vot ale solicitantului, conform certificatului de înregistrare sau extrasului din Registrul organului abilitat cu dreptul de a efectua înregistrarea de stat;
b) persoanele cu dreptul de a numi sau concedia membrii organelor de conducere a solicitantului (fondatorul/acționarul și persoanele împuternicite de către aceștia sau persoana care împuternicește fondatorul/acționarul în baza unui acord, mandat, procură, proces verbal, document de constituire etc.);
c) persoanele care au dreptul de a exercita o influență considerabilă asupra activității solicitantului și/sau organelor de conducere a acestuia (fondatorul/acționarul și membrii organelor de conducere etc.);
3. persoana în numele căreia are loc tranzacția –
O alta parte a definiției de beneficiar efectiv este o persoană în numele căreia este efectuată o tranzacție. Acest concept este important în momentul în care se ia în considerație relația dintre persoana intermediară și solicitanții de acte notariale. Există diverse scenarii, multe dintre care sunt complexe. Totuși, determinarea persoanei în numele căreia se realizează o tranzacție implică deseori necesitatea de a verifica și persoana intermediară.
Notarii, urmează să aplice măsurile de cunoaștere față de solicitanți. În acest scop, analiza și verificarea amănunțită a structurii solicitantului este pârghia principală pentru a cunoaște cu adevărat cine este solicitantul sau ce persoană acționează în numele acestuia. Există cazuri când persoana care acționează în numele solicitantului poate fi deslușită relativ ușor, prin confirmarea deținerii unor documente ce împuternicesc mandatarul, dar sunt situații când persoana ce acționează în numele solicitantului poate fi cu greu determinată, deoarece există mai multe persoane intermediare care sunt greu de verificat și analizat.
Notarul va utiliza noțiunea de beneficiar efectiv pentru a determina persoanele fizice care sunt adevărații beneficiari efectivi ai solicitantului sau persoanei intermediare. În acest scop, notarul va utiliza elementele: deținerea a mai mult de 25 % din acțiuni sau drepturile de vot, deținerea controlului efectiv asupra clientului și persoana în numele căruia se efectuează tranzacția. Beneficiarul efectiv fiind persoana care satisface fie un singur element, sau toate elementele combinate între ele.
În acest context, beneficiarul efectiv al solicitantului va fi persoana care „stă în spatele” persoanei intermediare și în numele căreia se efectuează o tranzacție. Pentru identificarea acestei persoane, notarul va utiliza aceleași elemente, care presupun analiza și verificarea informației din structura de proprietate a solicitantului bazând-se pe documentele de constituire și/sau extrasele furnizate de bazele de date cu privire la înregistrarea companiilor.
În fiecare caz, atunci când se analizează dacă un client este o persoană în numele căreia persoana intermediară efectuează tranzacții, este necesar să se ia în considerare în ce măsură sunt interconectate relația dintre tranzacțiile persoanei intermediare și riscurile și/sau beneficiile împărtășite de către solicitant.
Deci, există mai multe modalități de a îmbunătăți disponibilitate informației despre beneficiarului efectiv:
• Abordarea companiei;
• Abordarea informației existente;
• Abordarea Registrelor Registrul beneficiarului efectiv.
Identificarea beneficiarilor efectivi ai unui solicitant este o obligație care trebuie îndeplinită, indiferent de gradul de risc asociat solicitantului de acte notariale. Cu toate acestea, în momentul luării deciziei referitor la pașii rezonabili ce urmează a fi luați pentru a fi satisfăcuți de corectitudinea informației despre solicitant, notarul poate varia abordarea în funcție de evaluarea riscului solicitantului. Procesul de evaluare a riscului solicitantului și luării deciziei referitor la modalitatea de identificare și verificare a proprietății beneficiare trebuie prevăzută în programele interne ale notarului. Acesta trebuie să fie bazat pe evaluarea riscului efectuat de către notar în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului.
În cazurile în care există motive suficiente pentru suspiciune de spălare a banilor și finanțare a terorismului, notarul trebuie să aplice măsuri de precauție sporite de cunoaștere a clientului și să raporteze tranzacția Serviciului Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor.
Fundamentarea principiilor abordării bazate pe risc:
În cazul în care resursele disponibile sunt limitate, este necesar de a le aplica în partea în care sunt mai utile:
• Mai puțin dacă riscul este nesemnificativ;
• Mai mult dacă riscul este mai mare.
FATF – Rec. 1: Țările ar trebui să aplice o abordare bazată pe risc, pentru a se asigura că măsurile de prevenire a spălării banilor sau/și finanțării terorismului sunt proporționale cu riscurile identificate;
FATF – Rec. 10: Ar fi bine ca Instituțiilor financiare să le fie solicitate aplicarea fiecărei dintre măsurile de precauție privind clienții, dar este necesar să se determine amploarea acestor măsuri utilizând abordarea bazată pe risc;
FATF – Rec. 26: Utilizarea ABR pentru supravegherea sistemelor și controalelor PSB/CFT ale instituțiilor financiare, permite autorităților de supraveghere să transfere resurse spre acele zone care sunt percepute ca prezentând un risc mai mare.
Abordarea bazată pe risc permite o anumită flexibilitate în sarcina notarului de a utiliza date, documente sau informații obținute dintr-o sursă de încredere independentă pentru a verifica identitatea beneficiarilor efectivi ai solicitantului. Aceasta se aplică de la caz la caz utilizând în special următoarele etape:
acumularea de informații – la această etapă notarul identifică solicitantul. Se aplică măsuri de identificare pentru cunoașterea naturii și scopului relației de afaceri și structurii de proprietate. Urmează să fie obținute informații suficiente care vor oferi posibilitate notarului să determine dacă față de solicitant se vor aplica măsuri de precauție sporită și se vor stabili sursele mijloacelor bănești;
identificarea beneficiarului efectiv – la această etapă notarul identifică beneficiarii efectivi și persoanele care sunt împuternicite să acționeze în numele solicitantului. Deoarece măsurile de cunoaștere a solicitanților actelor notariale care sunt necesare să fie aplicate (măsuri standard, de precauție sporită sau simplificate) pot fi mai clare anume la această etapă notarul solicită documente și informații suplimentare aferente cunoașterii solicitantului în funcție de gradul de risc implicat. Notarii trebuie să aplice măsuri corespunzătoare pentru verificarea informației prezentate;
aplicarea abordării bazate pe risc pentru verificarea identității beneficiarului efectiv – în dependență de gradul de risc implicat notarul va verifica informația aferentă identității beneficiarului efectiv.
La evaluarea riscului notarul trebuie să prevadă pașii conform cărora urmează să verifice diverse tipuri de solicitanți. Spre exemplu, în cazul în care, o companie, intenționează să încheie o tranzacție la notar, în primul rând, notarul va identifica solicitantul și beneficiarul efectiv și va obține documentele de identitate standard aferente cunoașterii acestora. Evaluarea riscului efectuată de către notar poate determina clasarea solicitantului în categoria cu grad de risc corespunzător. Astfel, în funcție de gradul de risc atribuit, notarul poate decide efectuarea verificării beneficiarului efectiv fie doar utilizând informații publice, consultând baze de date publice sau pagini web, care conțin informații publice sau obținând documente și informații suplimentare de la solicitant sau alte instituții (organe) pe cale confidențială. Totodată, expertul Consiliului Europei, dl Alexandre Taymans, a atenționat asupra faptului că doar consultarea registrelor publice deținute de către notari nu este suficientă pentru identificarea beneficiarului efectiv, metoda respectivă trebuie utilizată, exclusiv, în corelație cu alte metode. De asemenea, este strict necesar de acumulat informația aferentă identității fiecărui beneficiar efectiv, în dependență de gradul de risc, la începutul relației de afaceri. Informația respectivă se acumulează și se actualizează cel puțin o dată pe an.
În acest context, reprezentanții Serviciului Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor au reiterat despre faptul că notarii urmează să aplice măsurile de precauție adecvate și suficiente privind solicitanții actelor notariale, la momentul efectuării tranzacției, în caz contrar aceștia vor fi pasibili de răspundere în conformitate cu legislația în vigoare.